La sección de Roles y permisos del módulo Documentos te permitirá crear roles con distintos niveles de acceso y asignarlos a los segmentos de usuarios que necesites. Estos usuarios podrán realizar distintas acciones según lo que configures y apoyarte en la administración del módulo. 

Los permisos obedecen al control de acceso basado en roles (RBAC), el cual opera bajo el principio de mínimo privilegio. De esta manera, los permisos que recibe cada usuario están determinados por su rol, lo que garantiza que puedan realizar únicamente las actividades necesarias para su posición laboral.

Bajo la lógica Zero Trust podrás:

• Asignar permisos por carpeta, de esta manera podrás restringir el acceso a documentos sensibles (como contratos).
• Dar permisos de gestión o lectura, según sea el caso.
• Asignar permisos sobre uno o más segmentos.
• Centralizar la creación de roles y permisos en el administrador, y de esta manera, evitar que otros puedan manejar la definición de roles y permisos.

Roles

Sólo si eres administrador de tu empresa podrás administrar roles en Documentos, de lo contrario debes contactar a tu administrador. Para ir a la pestaña de Roles y permisos sigue estos pasos:

1. En el menú lateral, busca Aplicaciones y haz clic en Documentos.
2. Haz clic en la pestaña Roles y permisos.

Crear roles

Un rol corresponde a un perfil de usuario que cuenta con permisos para realizar ciertas acciones predefinidas por ti como administrador de empresa. Podrás crear distintos roles con diferentes niveles de acceso que te ayudarán a administrar ciertas secciones del módulo Documentos sin cruzar funciones.

Por ejemplo, puedes crear un rol de usuario que se encargue solo de la creación de cartas de oferta y pueda acceder a la reportería del módulo. A su vez, puedes contar con un rol encargado de revisar los contratos sobre un segmento determinado de personas.

Para crear un nuevo rol, sigue estos pasos:

1. Ve a la pestaña Roles
2. Haz clic en el botón Crear rol
3. Asígnale un nombre a este nuevo rol
4. Selecciona carpetas para definir el acceso a la Gestión de Documentos. Acá podrás optar por dar permisos de gestión o lectura sobre carpetas específicas, sobre todas las carpetas o sobre ninguna de ellas. De la misma manera, si deseas dar acceso al Enrolamiento debes seleccionar esta carpeta.
5. Si es que quieres dar accesos a la configuración, elige sobre que atributos. Esto define qué pestañas podrá ver dentro de la Configuración, y si podrá o no configurar estos atributos.
6. Haz clic en Crear rol
7. El rol ya estará disponible para asignarlo a el o los usuarios que gustes

Los permisos y acciones disponibles son las siguientes:

Acciones de configuración

• Categorías de documentos
• Centro de importación
• Contrapartes
• Opcionales
• Organizaciones

Para cada acción de configuración, puedes dar los siguientes accesos:

• Sin acceso: los usuarios no tendrán acceso
• Solo ver: los usuarios sólo visualizarán las pestañas pero no puedan realizar ninguna acción
  
• Gestión: los usuarios realizarán la configuración señalada
  

Modificar o eliminar roles

Cuando ya tenemos roles creados, podrás editarlos o eliminarlos a tu gusto.

Para realizar cualquiera de las dos acciones, sigue estos pasos:

1. En Roles y permisos, busca el rol que deseas editar o eliminar

2. Haz clic en Acciones (tres puntos) ubicado al lado derecho del rol

3. Selecciona una de las dos opciones

• Editar: permite quitar los permisos que tenga activos el rol o agregar nuevos. Los permisos de los usuarios que tengan asignado este rol se actualizarán de inmediato.
• Eliminar: permite borrar el rol creado. Los usuarios que tengan asignado este rol dejarán de tener acceso a los permisos de forma inmediata. Esta acción es irreversible. 

4. Confirma la acción

Asignar roles a usuarios

Pasos previos

Cuando ya tengas roles creados podrás asignarlos a uno o más usuarios. Estos usuarios pasarán a tener los privilegios que seleccionaste en el rol. 

Asignación de roles en Documentos

Para asignar un rol a uno o más usuarios, sigue estos pasos:

1. Desde el Home, dirígete a la Administración (engranaje) de la empresa
2. Ve a Roles y permisos y asigna un rol con acceso de Administrador en Documentos
3. Ahora, en Roles y permisos de Documentos, dirígete a la pestaña Usuarios
4. Haz clic en el botón Asignar rol
5. Elige el rol a asignar
6. Busca y selecciona uno o más usuarios haciendo clic en el campo y luego haciendo clic en el usuario. Podrás seleccionar cualquier usuario existente en el máster de personas. Si deseas seleccionar más de uno, simplemente vuelve a buscar otro usuario y haz clic sobre él
7. En Nivel de acceso a colaboradores, selecciona a toda la empresa o a los segmentos del máster a los que aplicarán los permisos del rol asignado.
8. Haz clic en Agregar
9. El o los usuarios que seleccionaste aparecerán ahora en el listado de usuarios

Cambiar o quitar rol

Si es necesario, podrás cambiar el rol de un usuario o quitárselo para que ya no tenga acceso a los permisos con los que contaba.

Para realizar estas acciones, sigue estos pasos:

1. En Roles y permisos, haz clic en la pestaña Usuarios

2. Busca al usuario al que quieras cambiarle el rol o quitárselo

3. Para cambiarle el rol:

• Haz clic en el botón Cambiar rol ubicado al lado derecho del usuario
• Selecciona el nuevo rol que le asignarás
• Cambia o elimina los segmentos a los que impactará
• Haz clic en Actualizar

4. Para quitarle el rol:

• Haz clic en el botón Acciones (tres puntos) ubicado al lado derecho del usuario
• Haz clic en Quitar todos los permisos
• Revisa el aviso y haz clic en Confirmar

5. Todos los cambios se aplicarán de inmediato