Categoría: Ausencia laboral (solicitudes masivas)

La categoría Ausencia laboral, para el caso de Vacaciones, tiene la posibilidad de habilitar la creación de solicitudes masivas, es decir, un solicitante no solo podrá crear solicitudes una a una, sino que también podrá realizarlo de forma masiva vía excel, creando simultáneamente solicitudes de vacaciones para múltiples fechas o para múltiples usuarios de la organización. 

Todas estas solicitudes serán gestionadas mediante un flujo habitual de aprobación masiva siguiendo con sus etapas de revisión. A su vez, estas quedarán visibles desde el módulo de Vacaciones para el seguimiento y gestión. 

Configuración

En los tipos de solicitud de la categoría Ausencia laboral activa la configuración "Permitir realizar solicitudes masivas". 

Todos los colaboradores que sean solicitantes de este tipo de solicitud podrán crear requerimientos tanto de forma individual como masiva por excel. 

Ingreso de la solicitud

Los solicitantes se encontrarán ahora con dos opciones para ingresar requerimientos, Crear solicitud y Carga masiva. Para la realización de cargas vía excel deberán seleccionar la opción Carga masiva:

Se desplegará un selector con todos los tipos de solicitudes que permiten importaciones masivas, desde aquí se deberá seleccionar el tipo necesario:

Al seleccionarlo podrás descargar la plantilla de carga y el excel de ayuda para completar la plantilla:

• Plantilla de carga: Contiene los campos:
  • Solicitante (identifier): En este campo se deberá identificar a los usuarios a los que se asociarán las vacaciones mediante su identifier de la plataforma. En caso de dejar este campo vacío se asignará como solicitante al mismo usuario que realiza la importación. 
  • Tipo: Código de la política de vacación a la cuál se asignarán las vacaciones. Al momento de realizar la importación se validará que exista saldo suficiente en ella. Para identificar estos códigos el solicitante se podrá apoyar en el link "Cómo llenar los campos del archivo" donde encontrará todos los códigos disponibles para la empresa. 
  • Fecha de inicio y Fecha de fin: Día de comienzo y término incluidos en las vacaciones. El formato debe ser DD-MM-AAAA.
    IMPORTANTE: Se debe eliminar la primera linea de instrucciones previo a realizar la importación
    
• Cómo llenar los campos del archivo: Este excel cuenta con los catálogos de Políticas de vacaciones para completar con mayor facilidad la plantilla de carga. 

Revisión de solicitudes creadas

Los creadores de solicitudes masivas podrán hacer seguimiento a la carga y avance de sus solicitudes desde Solicitudes > Solicitudes masivas > Mis solicitudes masivas. Todas las solicitudes masivas se agruparán por archivo importado siendo identificadas por un ID con prefijo "FILE".

En el caso de existir un error en los datos cargados, se generará un registro en la columna de Solicitudes fallidas y podrás descargar el detalle en Detalle de importación:

En este caso, podemos ver que una solicitud ingresada consideraba un tope de fecha con una vacación previamente ingresada:

Al revisar el detalle se podrá visualizar todas las solicitudes contenidas en el archivo, con su detalle:

Aprobación de solicitudes

Los aprobadores de estas solicitudes serán notificados cuando tengan solicitudes pendientes por resolver. Estas solicitudes se encontrarán en la sección Solicitudes masivas > Pendientes.

IMPORTANTE: Los tipos de aprobadores asociados se asignan en función del colaborador al que aplican las vacaciones, por lo que si una etapa de aprobación es Jefe directo se asignará al jefe del usuario al que aplica la vacación y no al del usuario que realiza la importación.